Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

2.1  Pengertian SIMPUS

      Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) adalah sebuah sistem Informasi yang terintegrasi dan didesain multi user yang disiapkan untuk menangani keseluruhan proses manajemen puskesmas. Dalam implementasinya, Digital Sense telah merilis dua versi sekaligus yaitu berbasis desktop (OS Windows) dan berbasis web (OS Open Source).

      Simpus merupakan suatu perangkat lunak atau dalam istilah Komputernya adalah Software yang dimana fungsi utamanya adalah untuk mengolah data Pasien yang berkunjung di Puskesmas. Data Pasien tersebut seperti : Anamnesa, Pemeriksaan Fisik, Terapi, Diagnosa Penyakit, Pengobatan serta pemeriksaan penunjang lainnya yang selanjutnya akan disimpan kedalam database dan akan ditampilkan kedalam Histori Pasien atau Rekam Medik.

      Beberapa  hal mengenai SIMPUS antara lain :

1   )      Menggunakan Sistem Operasi Windows, menampilkan tampilan secara grafis dan mudah    digunakan.. Untuk  proses keluaran data bahkan hampir semua tampilan bisa di akses dengan menggunakan tetikus (mouse).

2   )       Menyimpan informasi riwayat kunjungan dari pasien dengan akurat. Penomoran Index yang tepat dan benar akan lebih mempermudah dalam proses pencarian data pasien tertentu.

3   )       Input data yang cepat, dengan sumber data dari kartu registrasi pasien. Desain masukkan data yang dikembangkan dengan mengacu pada pengalaman di puskesmas menjadi pertimbangan utama untuk membuat proses entry harus cepat. Dalam kondisi normal hanya butuh waktu dibawah 1 menit untuk memasukkan satu data pasien.

4   )       Dapat menampilkan rekapitulasi data pasien dan obat, serta membuat pelaporan LB1 dan LPLPO dengan cepat. Periode keluaran data dapat ditetapkan sesuai dengan kebutuhan, dari data harian, periode harian, mingguan, bulanan atau tahunan.

5   )       Dapat menampilkan data 10 Besar / 20 Besar penyakit dengan cepat.

6   )       Menampilkan data-data keluaran secara tabel maupun secara grafik dengan cepat.

7   )       Dapat digunakan untuk melakukan filter data kunjungan dengan cepat dan mudah, sesuai dengan kriteria yang diinginkan.

Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) adalah suatu tatanan manusia dan/atau peralatan yang menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen Puskesmas mencapai sasaran kegiatannya. Membahas simpus (Jika dipanjangkan menjadi Sistem Informasi Manajemen Puskesmas) tidak boleh terlepas dari Konsep Dasar Puskesmas. Simpus dulu dikenal dengan SP2TP merupakan tool atau instrumen pencatatan dan pelaporan yang ada di puskesmas.

2.2 Tujuan SIMPUS

1. Tujuan Umum: meningkatkan kualitas manajemen puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal data sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP)  maupun  informasi lainnya yang menunjang kegiatan pelayanan.
2. Tujuan Khusus:

• Sebagai pedoman penyusunan perencanaan tingkat puskesmas (PTP) dan pelaksanaan kegiatan pokok puskesmas melalui mini lokakarya (minlok).
• Sebagai dasar pemantauan dan evaluasi pelaksanaan pelayanan puskesmas.

2.3 Spesifikasi dan Ruang Lingkup SIMPUS

1. Spesifikasi SIMPUS

a.  SIMPUS versi Desktop

Spesifikasi teknis:

• Platform Under Windows
• OS Windows
• Pemrograman Visual Basic untuk interface
• Database MySQL

b.  SIMPUS versi Web (Web Based)

Spesifikasi teknis:

• Platform Open Source
• OS  (Linux/Windows)
• Pemrograman PHP untuk interface
• Database MySQL

2. Ruang Lingkup SIMPUS

• Admin Sistem (manajemen user)
• Modul Registrasi Loket
• Modul Pelayanan Poli Umum/BP
• Modul Pelayanan Poli Gigi
• Modul Pelayanan Poli KIA
• Modul Pelayanan Unit Apotek
• Modul Pelayanan Unit Laboratorium/Radiologi
• Modul Pelayanan UGD (untuk Puskesmas Perawatan)
• Modul Pelayanan Rawat Inap
• Modul Pelayanan Poli Mata
• Modul Aset/Inventory Puskesmas
• Modul Kepegawaian
• Modul Administrasi (pencetakan surat Keterangan/Rujukan & Laporan Puskesmas)
• Modul Kegiatan Luar Gedung / UKM (Posyandu Lansia, Posyandu anak, Imunisasi, Sanitasi Lingkungan, Pelayanan Gizi, P2P, Kesga, Promkes dan lain-lain.

2.4  Alur Data Simpus

Simpus, pada prinsipnya adalah alat bantu untuk mengolah data yang ada di dalam dan luar gedung puskesmas. Pada tahap awal yang telah di kembangkan adalah Simpus untuk kunjungan rawat jalan. Secara umum alur data di semua puskesmas hampir sama (atau pasti sama), kecuali untuk beberapa proses administrasi yang pasti antar satu daerah berbeda dengan daerah yang lain. Ada beberapa daerah membutuhkan karcis untuk mengecek jumlah kunjungan, sementara daerah lain cukup dengan laporan rekapitulasi kunjungan.

Alur Data Di Puskesmas : entry data dilakukan oleh petugas untuk pelayanan pasien dari dalam gedung dan kegiatan-kegiatan luar gedung, misalnya kegiatan : Posyandu, Imunisasi, Penyehatan Lingkungan, Promosi Kesehatan dan lain-lain . Kepala Puskesmas melakukan kontrol rutin, administrasi pengelola data puskesmas melakukan feed back terhadap entry data tiap bulan dalam minilokakarya.

Secara umum, alur pelayanan pasien (sebagai target data Simpus) di puskesmas adalah sebagai berikut :

1. Pasien datang ke puskesmas. Beberapa puskesmas menyediakan nomor antrian, baik berupa kertas bertuliskan nomor urut antri, atau bahkan yang sudah digital, dengan memijit tombol antrian. Tapi ada juga puskesmas yang percaya pada kesadaran pasien sendiri untuk antri sehingga tidak perlu menyerobot urutan kedatangan orang lain.
2. Pasien akan dipanggil sesuai urutan untuk didaftar di loket pendaftaran. Pada proses ini, dicatat nomor rekam medis pasien, atau dibuatkan nomor rekam medis kalau pasien baru pertama kali berkunjung.
3. Pasien menunggu, sementara petugas akan mencari rekam medis pasien yang bersangkutan di ruang catatan medis, untuk diberikan ke unit pelayanan tempat pasien ingin berobat.
4. Pasien dipanggil dokter  bisa juga oleh perawat.
5. Pasien diperiksa, dicatat anamnesis dan lain-lain, termasuk diagnosis, obat yang diberikan dan tindakan medis kalau ada.
6. Pasien keluar, sementara dari unit pelayanan membuat resep untuk diberikan ke ruang obat.
7. Pasien dipanggil untuk membayar (di beberapa daerah sudah gratis), kemudian dipanggil lagi untuk menerima obat.
8. Pasien pulang.

Banyak pilihan yang bisa dipilih supaya data bisa masuk ke komputer. Dan ini tergantung dari kemampuan dan kemauan dari puskesmas yang bersangkutan. Puskesmas bisa membangun satu sistem terpadu Simpus, setiap ruangan diberi komputer, supaya setiap pelayanan langsung masuk ke dalam Simpus. Untuk sistem seperti itu jelas dibutuhkan Simpus Online, yang tersambung di semua tempat pelayanan. Dibutuhkan biaya operasional yang cukup besar. Belum lagi untuk pencatatan kunjungan luar gedung.

Pencatatan data pasien selama ini di puskesmas, biasanya berupa Buku Register, kemudian juga catatan berupa Resep untuk obat. Untuk kunjungan luar gedung, data yang disetor biasanya sudah berupa rekapitulasi yang akurasi dan kevalidan datanya bisa dipertanyakan. Buku registrasi yang masih banyak terdapat di puskesmas kita. Dari register itulah dibuat beberapa rekapan data, dengan bentuk masih berupa tulisan tangan, meskipun nantinya akan dipindah ke dalam file Ms Excel atau Ms Word.

2.5  Kendala dalam  manajemen puskesmas

Kendala-kendala yang secara umum sering dijumpai di puskesmas antara lain :

     Ø  Kendala di bidang Infrastruktur

Banyak puskesmas yang hanya memiliki satu atau dua komputer, dan biasanya untuk pemakaian sehari-hari di puskesmas sudah kurang mencukupi. Sudah mulai banyak pelaporan-pelaporan yang harus ditulis dengan komputer. Komputer lebih berfungsi sebagai pengganti mesin ketik semata. Selain itu kendala dari sisi sumber daya listrik juga sering menjadi masalah. Puskesmas di daerah-daerah tertentu sudah biasa menjalani pemadaman listrik rutin sehingga pengoperasian komputer menjadi terganggu. Dari segi keamanan, banyak gedung puskesmas yang kurang aman, sering terjadi puskesmas kehilangan perangkat komputer.

    Ø  Kendala di bidang Manajemen

Masih jarang sekali ditemukan satu orang staf atau petugas atau bahkan unit kerja yang khusus menangani bidang data/komputerisasi. Hal ini dapat dijumpai dari tingkat puskesmas ataupun tingkat dinas kesehatan di kabupaten/kota. Pada kondisi seperti ini nantinya akan menjadi masalah untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas data-data yang akan ada, baik dari segi pengolahan dan pemeliharaan data, maupun dari segi koordinasi antar bagian.

    Ø  Kendala di bidang Sumber Daya Manusia

Kendala di bidang SDM ini yang paling sering ditemui di puskesmas. Banyak staf puskesmas yang belum maksimal dalam mengoperasikan komputer. Biasanya kemampuan operasional komputer didapat secara belajar mandiri, sehingga tidak maksimal. Belum lagi dengan pemakaian komputer oleh staf yang kadang-kadang tidak pada fungsi yang sebenarnya.